Muhasebe belgeleri nasıl imha edilir?

Herhangi bir kuruluşun muhasebe faaliyeti, büyük miktarda ve kağıt belge birikiminin varlığını içerir. Ve er ya da geç, bu belgeleri nasıl saklanacağı ve nasıl imha edileceği sorusu ortaya çıkıyor.

Her muhasebe belgesi türünün kendi raf ömrü vardır. Çoğunlukla en az 5 yıldır. Bununla ilgili daha fazla bilgiyi, devlet kurumlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların faaliyetleri sırasında oluşturulan ve saklama sürelerini gösteren tipik yönetim arşiv belgeleri listesinde bulabilirsiniz.

Depolama süresi sona erdikten sonra kağıtlar imha edilebilir. Bazıları bunun için bir üçüncü taraf organizasyonu içerir, ancak bu gerekli değildir. Onları kendiniz ortadan kaldırabilirsiniz, sadece tüm prosedür kurallarına uymanız yeterlidir.

Muhasebe belgelerinin imha prosedürünün herhangi bir düzenleyici yasal düzenlemede yer almadığı gerçeğini dikkate almaya değer. Bu nedenle, kuruluş, birincil muhasebe belgelerinin imhası için prosedürü bağımsız olarak geliştirme ve onaylama hakkına sahiptir.

Aşağıda prosedürün nasıl yürüdüğünü açıklıyoruz.

Kağıtların imha edilmesinden önce, incelemelerinin yapılması gerekir.

Bunu yapmak için bir emir vermek ve en az üç kişiden oluşan uygun bir komisyon atamak gerekir. Komisyon, tüm kağıtları imhaya tabi olarak değerlendirir ve ekspertiz işlemleri ve envanterleri düzenler. Bu eylemlere ve envanterlere dayanarak, neyin yok edildiğine ve neyin daha fazla depolama için transfer edildiğine karar verilir.

Ardından, imha için belgelerin tahsisi hakkında bir tutanak tutulur. Tutanakta, imha edilecek toplam belge sayısı belirtmelidir.

İmha gerçeği de tutanakta yansıtlmalı.

Belgelerin imha edileceği yöntemleri (kimyasal, yakma, öğütme), kuruluşun bağımsız olarak belirleme hakkı vardır.

"PARITET" Hukuk Şirketinin  uzmanları, belge yönetimi ve kağıt belgelerin saklanması konularında çok bilgilidir. Belgelerin imhasına ilişkin prosedürün organizasyonu hakkında size her zaman tavsiyede bulunmaya hazırız ve ayrıca eşlik eden belgelerin hazırlanmasında size gerekli yardımı sağlamaya hazırız.